10 טיפים אפקטיביים במיוחד לניהול זמן כשאין זמן

מי שיש לו זמן, יש לו זמן להכל ומי שאין לו זמן -אין לו זמן לכלום"
– לא ידוע

כמעט אין אדם בוגר, שאפתני, המעוניין להצליח ומנהל חיים גם מחוץ לשעות העבודה שמוצא את עצמו עם הרבה זמן פנוי. סביר להניח שכמעט כל אדם אקראי שתפגשו בשיחת סלון יגיד לכם "אין לי זמן", "אני לא נושם", "אני רודף אחרי הזנב של עצמי", "אני עמוס ברמות" וכיוצ"ב. אולם האמת היא שלא משנה מה התפקיד שלנו, לא משנה כמה אנשים אנחנו מנהלים, אם אנחנו מאורגנים, פועלים בשיטתיות באופן יעיל וחכם – נמצא זמן.

אז מהן הטכניקות הנפוצות ההופכות בעלי עסקים, מנהלים וגם מנהלי מכירות לאלופים בניהול הזמן שלהם?

  1. דבקות במשימה

אז מה בדיוק אתם עושים כרגע? ומה בעוד שעה? תסתכלו ביומן, זה כתוב שם… עכשיו קבלו החלטה שהמשימה שעליכם לבצע היא היחידה שתבצעו. לא שום דבר נוסף. אם אתם בפגישת מכירות – אל תענו לשיחות טלפון, אל תתכתבי בוואטס אפ ואל תענו למיילים. מתברר שביצוע של משימה לאחר משימה מוביל לאפקטיביות רבה הרבה יותר והתוצאה של אפקטיביות, אנחנו כבר יודעים, יכולה להיות הרבה יותר מכירות והרבה יותר רווחים. 

  • מנהלים את סדר היום

על מנת להתקדם בעבודה – במכירות, בניהול או פשוט ביעדים שקבענו לעצמנו, חייבים לנהל יומן מסודר. שימוש באחת התוכנות המוכרות מאפשרת תיזמון פגישות, התראות, הפניות למיקום הפגישה, פרטי המשתתפים וכמובן סנכרון עם הטלפון הסלולארי ומכשירים דיגיטאליים נוספים. כל אלו מונעים אי וודאויות ומאפשרים לנהל את היום גם ברמה מפורטת, ללא תקלות.

  • מבזרים סמכויות

יש הרבה סיבות למה לא לעשות את זה, לא לבזר סמכויות. מנהלים טוענים פעמים רבות שאין להם על מי לסמוך ולמי לחלק תפקידים, הם לא יודעים אם העובדים יצליחו במשימתם או פשוט יגרמו לשם רע למקום.  ארגונים שהשכילו לבזר סמכויות לא ידשדשו מאחור. כאשר מבזרים סמכויות מאפשרים אוטונומיה לדרגים נוספים, מחלקים את העוצמה וגם את האחריות. וכמובן – נשארים עם זמן רב יותר לביצוע המשימות החשובות באמת.

  • עובדים מסודר

לפעמים אנחנו נכנסים לחדרו של מנהל ידוע ומוצאים על גבי השולחן רק עט ודף. אז באמת קשה לצפות לכזו רמת סדר בעידן המודרני אבל כאשר חושבים על סדר בשולחן העבודה מדברים על הפחתת אלמנטים הגורמים ל'רעש' בסביבה: ניירות, עטים, מחברות, מסמכים לחתימה, כוסות קפה ועוד אי אלו אלמנטים שיוצרים אי סדר לא רק בשולחן אלא גם במחשבה. כדי למנוע הסחות דעת מומלץ: לקרוא כל נייר, לפעול בהתאם לתייק או לזרוק וכן הלאה. הסדר מרגיע וגורם לנו לחשוב שאין לפנינו כל כך הרבה מטלות… והעיקר: רבות מהמטלות הקשורות בחוסר הסדר הפיזי שלפנינו ניתנות לטיפול מהיר במיוחד.

  • אומרים 'לא', והרבה

אם אתם רוצים למכור, והרבה, או אם אתם מעוניינים להגיע ליעדים אחרים, מוטב שתתחילו לשים גבולות.  עמדו על שלכם בצורה אסרטיבית ומנומסת ואמרו 'לא'. כאשר אנחנו יודעים לומר לא, אנחנו בין השאר זוכים בזמן יקר. תדמיינו כמה זמן תרוויחו לטובת קידום המכירות שלכם אם תגידו לא למה שאינו חשוב או הכרחי באמת….

  • לא נכנעים לזוללי זמן

הרשתות החברתיות, הטלפון הסלולארי, הטלוויזיה ושאר זוללי הזמן יכולים לשלוט בחיים שלנו ולא להותיר לנו זמן לעמוד ביעדים שקבענו לעצמנו. מה שאינו חשוב ואינו דחוף יכול לחכות… אם אתם מתקשים בניהול זוללי הזמן שלכם מצאו אפליקציה שתגביל אתכם או כל שיטה אחרת שבסופה תהנו מיותר זמן בו תוכלו למכור יותר, להרוויח יותר וליהנות יותר מפרי עמלכם. התחילו בקריאת הנתונים הסלולריים במכשיר. בקלות תוכלו להבחין כמה זמן שהיתם בפייסבוק, בוואטס אפ ובאינסטגרם. עכשיו חשבו מה יכולתם לעשות אפילו בחלק מהזמן הזה.

  • עובדים עם רשימת משימות

הטריק המרכזי ברשימת משימות הוא לעשות בו שימוש (כמעט כל אדם מכין בשלב כזה או אחר בחייו רשימה כזו ובוודאי שכל אדם שני זונח אותה באמצע). כאשר אתם מכינים את הרשימה שימו לב לציין רק את מה שעומד על הפרק. הוסיפו לרשימה סדרי עדיפויות (אפשר לנקד מ1-5 כאשר 5 הוא החשוב ביותר). מתי להכין את הרשימה? מוקדם בבוקר בראשית יום העבודה או אפילו לילה קודם. כאשר אנחנו מכינים רשימה, באופן אוטומטי נהייה רגועים יותר, מפוקסים יותר ומכווננים יותר למה שילד היום. נרוויח רגיעה, התייעלות וריכוז שבסופו של דבר יכולים לבוא לידי ביטוי גם ברווח כספי. 

  • מתכננים וקובעים יעדים

התנהלות אפקטיבית תואמת את היעדים, המטרות והחזון שלכם. אם אתם אנשי מכירות בוודאי נתקלתם בהצבת יעדים מצד הנהלת הארגון או הבוס העומד מעליכם. אולם קביעת יעדים אינה קימת רק בתחום המכירות אלא בכל תפקיד. מומלץ לכל אדם, גם ברמה האישית וגם בעסקית, להציב לעצמו מטרות אשר ינתבו אותו. אם תדעו איפה אתם רוצים להיות בעוד שנה או חמש שנים, תוכלו לדעת האם כל משימה וצעד שאתם עושים במהלך היום באמת אפקטיביים ומובילים אתכם אל המקום בו אתם רוצים להיות…

  • מיקוד, מיקוד, מיקוד

נכון, הרבה יותר כיף לשבת בפגישה על כוס קפה ועוגה, או במסעדה עם שלוש מנות. המנעו משיטה זו כדרך חיים. קצרו ומקדו את פגישות העבודה למינימום ההכרחי והנימוסי. בדרך זו אתם מרוויחים זמן רב יותר למטלות ומשימות נוספות וגם מכבדים את זמנו של היושב מולכם. אחת השיטות למיקוד וקיצור ישיבות (אשר בניינו, עלולות לתפוס את כל היום), היא לקיים ישיבות בעמידה, בצמוד לסדר היום, וללא כיבוד. תחשבו על זה…

  1.  קמים מוקדם

האם שמעתם על "מועדון ה- 5 בבוקר"? טרנדים רבים מדברים לאחרונה על החשיבות של הקימה המוקדמת ונראה שאין זה משנה אם זה 5 בבוקר או 6 בבוקר, חשוב שתקומו מוקדם מכמה סיבות: להסדיר את היום הקרוב, לסייע לתחושת שליטה, להספיק מטלות נוספות ולהירגע לפני הלחץ (ספורט, מדיטציה).

אלו היו 10 טיפים לניהול יעיל של זמן. כמובן, יש עוד עשרות טיפים אבל מצאתי לנכון שאלו הם החשובים ביותר, לפחות עבורי.

הכותב הוא מומחה לשילוח בינלאומי, בעלים ומנכ"ל של חברת COB (סי.או.בי) שילוח בינלאומי המספקת פתרונות מקצועיים לענפי היבוא והיצוא תחת קורת גג אחת באוויר, בים וביבשה, בדגש על הפחתת עלויות ללקוח.

פוסטים נוספים

קטגוריות

פוסטים נבחרים

כל המאמרים נטענו
לא ניתן לטעון עוד מאמרים

גם אתם
נושמים וחולמים יבוא / יצוא?

הירשמו לעדכונים שלנו והפכו
את היבוא והיצוא שלכם ליעילים ומשתלמים הרבה יותר.

סגירת תפריט
דילוג לתוכן